Новое мобильное рабочее пространство

Совместная работа, гибкость и производительность обеспечивают конкурентное преимущество

Сфера применения мобильных технологий смещается от развлечений к более важным областям. Смартфоны и планшеты стали инструментом борьбы за конкурентное преимущество, и мобильные решения помогают организациям идти вперед, обеспечивая эффективную работу всех сотрудников. Компании, которые всерьез не рассматривают эти решения как значимый фактор для роста, рискуют сойти с дистанции. Им сложнее обеспечить надлежащее выполнение сотрудниками своих обязанностей, наладить коммуникацию внутри компании, а также с партнерами и клиентами.

Мобильные устройства можно и нужно использовать не только для проверки рабочей почты: они жизненно необходимы для увеличения производительности бизнеса и опережения конкурентов.

Поставки смартфонов в 2014 году достигли 1,25 млрд, что на 24 % выше по сравнению с предыдущим годом (1,01 млрд единиц¹). Продажи планшетов растут не меньшими темпами: 260,9 млн устройств в 2014 году против 218,3 млн в 2013 году². Многие из этих устройств, скорее всего, окажутся на службе у корпораций, поскольку концепция BYOD (Bring Your Own Device, дословно «принеси свое собственное устройство») продолжает набирать популярность. Корпоративные IT-отделы разрабатывают стратегии, позволяющие сотрудникам использовать свои личные устройства для работы. 

Тем не менее, несмотря на преимущества и широкое распространение мобильных технологий, организации не слишком активно задействуют их для решения ключевых задач. Этому препятствует ряд потенциальных проблем, начиная от безопасности и заканчивая управлением. Глобальный опрос в 2013 году показал: 71 % компаний считают мобильные решения приоритетными для своего бизнеса, но только половина опрошенных внедрила технологии для поддержки портативных устройств (48 % используют mobile device management, MDM, 47 % — mobile application management, МАМ³).  

В то же время, подавляющее большинство мобильных устройств готово к выполнению сложных задач: современные смартфоны оснащены высококачественными камерами и большими экранами, имеют достаточный объем памяти для хранения данных и поддерживают скоростное подключение к Интернету. Это справедливо и для планшетов — у них мощные процессоры, они позволяют работать с офисными приложениями и обладают продвинутыми функциями безопасности, но при этом упакованы в очень компактные корпуса. Объединив эти возможности с современной беспроводной инфраструктурой, которая обеспечивает практически повсеместный доступ к сети и облачным приложениям, получится полноценный портативный офис. Сотрудники могут пользоваться им в любое время и в любом месте.

Ведущие компании, которые успешно применяют мобильные технологии, получают и другие преимущества:

• Увеличение производительности: мобильные сотрудники тратят меньше времени в пробках, могут работать дольше и выполнять больше дел. Исследование Dell Global Technology Adoption определяет эффективность, производительность и простой доступ к приложениям/информации как наивысшие приоритеты программы мобильности⁴. 
• Улучшенная коммуникация: мобильные сотрудники доступны по первому же требованию, что облегчает процесс сбора информации и принятие решений.
• Эффективная совместная работа: используя мобильные технологии, компании могут поддерживать сотрудников, работающих вне офиса. Им предоставляется доступ к приложениям и документам, над которыми ведется совместная работа. И поскольку мобильность делает несущественным фактическое местоположение сотрудника, команды могут работать в различных часовых поясах и разных точках мира.
• Трансформация бизнеса: внедрение мобильных технологий позволяет организациям изменить бизнес-модель для достижения нового уровня развития. Например, если продажи компании могут вырасти на 25 % благодаря применению мобильных технологий, это позволит пересмотреть географию сбыта, нанять новых сотрудников без учета их месторасположения и так далее.

«С точки зрения бизнеса мобильность помогает увеличить конкурентоспособность и сделать работу сотрудников более продуктивной, – отмечает Роджер Бьорк (Roger Bjork), директор по маркетингу подразделения мобильных решений. – Речь не о том, чтобы проверять электронную почту, сидя в Starbucks, – этим уже никого не удивишь. Вопрос в другом: как можно работать эффективнее со смартфоном в кармане? И как компаниям открывать доступ к приложениям и данным тем сотрудникам, которые используют в работе мобильные устройства?»

Не останавливаясь на достигнутом

Если мобильные технологии так быстро развиваются, и преимущества видны невооруженным глазом, почему лишь немногие предприятия их используют?

Внедрение мобильных технологий сопровождается немалым количеством проблем, которые вызывают головную боль у IT-менеджеров. Те, в свою очередь, не готовы поддерживать мобильные проекты, предлагаемые руководством. Есть много «дыр» в безопасности, когда речь идет о доступе с мобильных устройств к корпоративным данным, приложениям и сетям. В конце концов, смартфон или планшет могут украсть. В результате приходится контролировать разные типы мобильных устройств, следить за их доступом к сетям и приложениям, из-за чего проект становится слишком сложным, а инфраструктура невероятно запутанной. Плюс, большое количество поддерживаемых устройств может негативно повлиять на производительность сетей.

Мобильные технологии продолжают развиваться, но управлять ими все еще тяжело. Разные вендоры разрабатывают разные концепции, но лишь немногие предлагают целостное и интегрированное решение. Обычно инструменты для управления и обеспечения безопасности добавляются точечно, по мере необходимости. В итоге IT-департаментам приходится иметь дело с разрозненными решениями, которые работают друг с другом некорректно или не соответствуют корпоративным стандартам.

Более того, IT-департаментам приходится считаться и с концепцией BYOD. Необходимо разрабатывать комплекс правил, чтобы сделать работу мобильных сотрудников одновременно и удобной, и безопасной.

Мы в компании Dell уверены, что мобильные технологии могут расширить возможности сотрудников и поднять производительность бизнеса на новый уровень без ущерба для удобства управления или безопасности.

Определение стратегии

Чтобы построить функциональный мобильный офис, нужно выделить ключевые задачи для конкретной организации: необходимо понять, чем занимаются сотрудники, и какие мобильные решения сделают их работу наиболее продуктивной. В целом, есть три главные задачи, с которыми сталкиваются компании, вне зависимости от их размера и структуры:

1. Безопасное взаимодействие с помощью мобильных устройств. Сотрудники должны иметь доступ к электронной почте, списку задач и контактам, чтобы полноценно работать и в офисе, и за его пределами.
2. Доступ к приложениям для тех, кто много путешествует, но обязан общаться с клиентами и управлять заказами, где бы он не находился.
3. Разработка приложений для самых ответственных сфер деятельности. Речь идет о тех, кто работает, например, на производстве, в розничной торговле, занимается оперативной работой или ухаживает за больными на дому. Таких профессий очень много. Мы в Dell считаем, что инвестиции в разработку мобильных приложений для них оправданы, ведь чем эффективнее работают такие люди, тем успешнее становится компания. Снабжая ключевых работников специализированными мобильными приложениями, можно рассчитывать на успех всего бизнеса, ведь они смогут получать доступ к важным данным в любом месте.

Безопасное взаимодействие с помощью мобильных устройств

Мы привыкли делить рабочие группы на «мобильные» и «немобильные», но это устаревший подход. Широкое распространение смартфонов и планшетов, а также легкий доступ к Wi-Fi и сетям 3G/4G делает всех сотрудников в той или иной степени мобильными.

Даже те, кто всегда работал в офисе, стали проводить больше времени в коворкингах, на выездах у клиентов или дома. Доступ к инструментам для совместной работы — электронной почте, календарю и контактам — помогает людям стать более мобильными, вне зависимости от задач, которые они выполняют.

До сих пор mobile device management (MDM) был основным инструментом, с помощью которого пользователи получали доступ к электронной почте, календарю и контактам. Но такая система часто использует почтовые приложения, установленные на смартфоне или планшете, а это — прямая дорога к «сливу» корпоративных данных через социальные сети, облачные хранилища, файлообменники и пользовательские приложения. Например, в одной из программ, которая превращает камеру мобильного телефона в фонарик, был найден троян: он собирал личную информацию и отправлял ее хакерам. Очевидно, что MDM – не лучший вариант для безопасной коллективной работы с мобильных устройств.

Компаниям важно знать, что мобильные сотрудники используют необходимые им инструменты в безопасном режиме. И здесь в игру вступают защищенные рабочие пространства. Они используют шифрование и делают корпоративные устройства максимально надежными, но при этом легко управляемыми. На смартфонах и планшетах, принадлежащих сотрудникам компании, создаются защищенные рабочие пространства, полностью изолированные от личных данных и приложений пользователя. Это позволяет IT-департаментам гарантировать безопасность совместной работы с корпоративными данными, обеспечивая удобное централизованное управление.

Полный доступ к приложениям для мобильных сотрудников

Когда профессиональные пользователи отправляются в командировку, им нужен неограниченный (но безопасный) доступ к рабочим приложениям. Чтобы удовлетворить их потребности, придуманы бизнес-планшеты – одновременно легкие и удобные, но достаточно мощные устройства с привычным десктопным интерфейсом. Они оснащены полноразмерным HD-экраном, имеют прочную конструкцию и способны дольше работать в автономном режиме. Такое устройство можно использовать как обычный планшет, но если подключить клавиатуру или док-станцию с одним или даже двумя мониторами, получится полноценный компьютер. Бизнес-планшеты универсальны и производительны, они подходят для совместной работы с другими пользователями и открывают простой и удобный доступ ко всем необходимым приложениям.

Организации, действующие в сферах с жесткой регуляторной политикой, должны предпринимать дополнительные меры для обеспечения безопасности. Установка виртуальных рабочих мест — самый надежный способ контролировать устройства, приложения и данные. А поскольку данные хранятся в дата-центре компании, а не на смартфонах и планшетах, IT-департамент может обеспечить максимальное соответствие политике безопасности. Сотрудники будут получать доступ к приложениям с любого устройства, авторизовавшись в сети. Таким образом, управлять гаджетами и стационарными компьютерами будет намного легче: резервное копирование, защита данных, миграция ОС и обновление ПО могут быть автоматизированы на уровне дата-центра.

Решения по виртуализации рабочего места — это интегрированный комплекс компонентов инфраструктуры, конечных продуктов, программного обеспечения и сервисов, которые помогут организациями ускорить развертывание систем и упростят управление.

Наконец, компаниям, которые следуют тренду BYOPC (Bring Your Own PC, дословно «принесите собственный ПК»), необходимо обеспечить сотрудников безопасным рабочим местом. Оно должно открывать доступ ко всем необходимым рабочим программам, но быть изолировано от хост-системы. Таким образом, ИТ-специалисты могут открыть устройству постоянный доступ к корпоративным данным, и при этом легко его контролировать.

Изменение условий работы в самых ответственных сферах

Сотрудники, занимающиеся профильной для организации деятельностью, – основа практически любой организации. От них зависит, добьется ли компания успеха или потерпит неудачу: в торговой сфере это продавцы, в здравоохранении — медперсонал, на производстве — управляющие конвейерными лентами и т.д. Если они не могут выполнять свою работу должным образом, в первую очередь страдает компания. По иронии сотрудники, работающие на ответственных должностях, реже получают доступ к мобильным решениям, чем все остальные. В то же время, именно им не хватает удобных сервисов, облегчающих работу, избавляющих от путаницы и недостатка информации. Им нужны приложения, которые бы помогали успешно завершать свои задачи и избавляли от рутинной бумажной работы – вне зависимости от того, есть ли у таких пользователей доступ к сети или нет.

Мы в Dell считаем, что первоочередной задачей любой компании должно стать развитие мобильной стратегии для самых ответственных сфер деятельности. С помощью прикладных мобильных сервисов организации могут создавать специализированные приложения, адаптированные для сенсорных экранов. Такие программы обеспечат работников на местах необходимой им информацией, что поможет уменьшить время вынужденных простоев, улучшить обслуживание и увеличить производительность. Или же компании могут адаптировать готовые приложения для мобильных платформ, чтобы быстрее реализовать новую стратегию.

Работа таких сотрудников, занимающихся профильной для организации деятельностью, имеет решающее значение для деятельности компании. Именно поэтому их необходимо оснастить устройствами корпоративного уровня для доступа к специализированным приложениям. Гаджеты потребительского класса не всегда могут обеспечить достаточное время автономной работы, надежность, производительность и удобство использования.

Включите Secure Mobile Enterprise

Определив потребности и стиль работы различных групп пользователей, можно разработать мобильную стратегию, которая обеспечит максимальную производительность. Важно, чтобы внедрение таких решений сопровождалось и инструментами по обеспечению безопасности. Чтобы сделать рабочие пространства всех мобильных устройств защищенными, нужно убедиться в безопасности передачи данных через открытые сети Wi-Fi. В этом поможет внедрение протокола SSL в VPN: он расширит возможности удаленного защищенного доступа для мобильных сотрудников с помощью двухфакторной аутентификации практически из любой точки доступа, включая настольные компьютеры, ноутбуки, планшеты, смартфоны и облачные виртуальные клиенты.

Брэндмауэры нового поколения защищают от вторжений и вредоносного контента, помогают управлять приложениями, следить за трафиком в режиме реального времени и контролировать защищенные с помощью SSL сессии в маршрутизаторе. При этом производительность сети не снижается, и пользователи мобильных устройств смогут работать удаленно максимально продуктивно.

Предприятиям также нужен комплексный подход к управлению учетными данными и доступом (IAM, Identity Access Management) при использовании мобильных устройств. С таким решением IT-департамент может применять централизованные и гибкие политики безопасности для каждого сотрудника организации. Комплексный подход к IAM сделает аутентификацию менее запутанной, и IT-департаменты будут видеть, у кого и к чему есть доступ.

План создания новой мобильной рабочей силы

1. Расставить приоритеты в бизнесе

    В каждой организации есть свои показатели, которых нужно достичь через месяц, квартал или год. Необходимо найти один или два показателя, у которых наибольший потенциал для увеличения производительности.

2. Определить группы пользователей

    За каждый показатель отвечает отдельная рабочая группа. После расстановки приоритетов необходимо «привязать» выбранные показатели к тем или иным сотрудникам.

3. Сформировать команду ключевых специалистов

    Как только были определены сотрудники, которые напрямую влияют на развитие бизнеса, нужно привлечь партнеров по ИТ. Они помогут выбрать лучшее мобильное решение, отвечающее всем озвученным требованиям.

4. Привлечь поставщиков мобильных решений

    Для каждого мобильного проекта есть несколько работающих решений. Важно найти поставщика с большим опытом работы, который поможет выбрать правильное решение для конкретных задач.

При правильно выбранных стратегии и технологиях мобильные решения могут стать для организаций двигателем прогресса. Они помогут сотрудникам быть в курсе событий и работать с максимальной продуктивностью. Мобильные решения ускоряют доступ к приложениями и оптимизируют бизнес-процессы для того, чтобы избежать лишней бумажной работы и не терять производительность. Но что еще важнее, более эффективная работа сотрудников позволит переосмыслить бизнес-стратегию и принять новые бизнес-модели, предложения и планы по расширению, которые ранее казались немыслимыми.

---

¹ По данным IDC Worldwide Quarterly Mobile Phone Tracker, август 2014 года.

² По данным Statista Worldwide shipments of tablets, с 2010 по 2018 год.

³По данным пресс-релиза «Глобальный опрос по определению мобильности как приоритетного направления развития для предприятия», Citrix Research, 29 октября 2013 года.

⁴ http://techpageone.dell.com/betterway/tech-hype-meets-tech-reality/

Дата публикации: 22 октября 2015